Microsoft Outlook Add-In Integration (Suche von Besprechungsräumen)

Die folgenden Themen beschreiben wir in diesem Artikel:

1. Wie funktioniert das Flexopus Outlook-Add-In?
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2. Installieren für meine Organisation (organisationsweit)
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3. Installation via Microsoft Outlook-Add-In Store (einzeln installiert)
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4. Installation via URL (einzeln installiert)
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5. Flexopus Outlook-Add-In Kompatibilität
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Wie funktioniert das Flexopus Outlook-Add-In?

Das Add-In von Flexopus kann als eine Ergänzung für den bestehenden Buchungsprozess für Räume verwendet werden.

Mit welchen Funktionen ergänzt Flexopus Outlook:

• Suche von Räumen nach vorkonfigurierte Merkmalen (Name, Equipment, Büro, Kapazität)
• Postionen des Besprechungsraumes in der Kartenansicht
• Auswertung der Raumbelegungen durch die Microsoft-Graph-API-Anbindung

In dem Buchungsprozess von Besprechungen wird das Add-In von Flexopus auf der rechten Seite in einem iFrame geöffnet. Die Authentifizierung in der Anwendung läuft unabhängig von Outlook ab. Sie müssen sich mit Ihrem Flexopus-Login einloggen.

Die folgenden Funktionen sind nach der Authentifizierung des Plugins möglich:

1. Login-Auswahl
   Kundeninstanzen verfügen über getrennte Datenbanken und getrennte Login-URLs, dementsprechend müssen Sie das Plugin mit Ihrer Instanz durch eine URL verknüpfen.
2. Authentifizierung mit einem Microsoft Account
   Sie können sich mit Microsoft Azure AD (über SAML2), Microsoft O365 (über OAuth2.0) oder mit einer E-Mail- und Passwort-Kombination von Flexopus autorisieren.
3. Suche von Besprechungsräumen
   In dem Plugin werden alle verknüpften Besprechungsräume von Microsoft und Flexopus aufgelistet. Die Besprechungsräume können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: 
   - Name
   - Gebäude
   - Anzahl Personen
   - Ausstattungsmerkmale
4. Auswahl von Besprechungsräumen
   Sie können Besprechungsräume direkt in dem Plugin auswählen. Das Plugin sorgt dafür, dass die E-Mail-Adresse automatisch auch bei den Teilnehmern hinzugefügt wird. Sie müssen sich die E-Mail-Adresse nicht merken. Alternativ können Sie auch die E-Mail-Adresse bei Outlook direkt eingeben. In diesem Fall erkennt Flexopus die verknüpfte E-Mail-Adresse automatisch und wählt den Besprechungsraum in dem Plugin aus. 
5. Detailansicht von Besprechungsräumen (inkl. Kartenansicht)
   Mit dem Plugin können Sie alle bei Flexopus hinterlegten Metadaten des Besprechungsraums in Outlook anzeigen. Folgende Daten sind einsehbar: 
    - Name
    - E-Mail-Adresse
    - Beschreibung
    - maximale Kapazität
    - Adresse
    - Zugeordnetes Gebäude
    - Ausstattungsmerkmal(e)
    - Lageplan / Kartenansicht

Weitere Funktionen des Plugins werden zukünftig noch veröffentlicht. Vorschläge und Wünsche sind jederzeit herzlich willkommen. Schreiben Sie diese gerne direkt an support@flexopus.com.

Installieren für meine Organisation (organisationsweit)

Das Microsoft-Outlook-Add-In von Flexopus kann einfach und unkompliziert auch organisationsweit installiert werden:
https://admin.microsoft.com/adminportal/home?#/Settings/IntegratedApps

Folgen Sie die Schritte:

• Klicken Sie hier als Microsoft Administrator: Link zu Microsoft Integrationen
  
• Klicken Sie auf Apps abrufen und suchen Sie nach: Flexopus Suchen Sie nach:
  Flexopus for Outlook
  
• Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzhinweise von Flexopus und von Microsoft. Mit der Installation gehen Sie keine weiteren Verpflichtungen seitens Flexopus ein.
  
• Next, Next ... Done

Installation via Microsoft-Outlook-Add-In-Store

Das Microsoft-Outlook-Add-In von Flexopus kann einfach und unkompliziert als Add-In / Plugin bei Microsoft mithilfe der Outlook-Plugin-Library installiert werden:
https://appsource.microsoft.com/en-en/product/office/WA200004691?exp=ubp8

Die Screenshots wurden mit Outlook for Mac erstellt und können unter Windows abweichen.

• Öffnen Sie die "Office Add-Ins"-Einstellungen in Outlook via "Start > Add-Ins" oder erstellen Sie eine neue Besprechung und suchen Sie die Optionen in der Kopfzeile. 
  
• Suchen Sie nach Flexopus. Das Flexopus Add-In erscheint automatisch, sofern die Unternehmenseinstellungen die Installation des Plugins erlauben.
  
• Akzeptieren Sie Lizenzbedingungen und die Datenschutzerklärung. Flexopus hat keine besonderen Lizenzbedingungen für die Nutzung des Plugins: Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, nur weil Sie das Plugin installieren. Das Plugin erfasst bis auf das Login keine personenbezogenen Daten und speichert den Inhalt des Termins nicht.
• Nach der Installation erscheint das Plugin.
  
• Für das Login müssen Sie die Flexopus-URL Ihres Unternehmens (https://{your-flexopus-domain}.flexopus.com) verbinden und sich erfolgreich mit Ihrem Benutzeraccount einloggen.
• (Optional) Sie können das Flexopus-Add-In an die Toolbar pinnen, damit Flexopus schneller und einfacher geöffnet werden kann.

Installation via URL

Das Microsoft Outlook-Add-In von Flexopus kann einfach und unkompliziert als Add-In / Plugin bei Microsoft mithilfe der Outlook Plugin Library installiert werden:

Die Screenshots wurden mit Outlook for Mac erstellt und können unter Windows abweichen.

1. Öffnen Sie das Office-Add-In-Fenster in Outlook und navigieren Sie zu dem "My Add-Ins"-Tab. Unten finden Sie die Möglichkeit: "Add a custom add-in > Add from URL"
   

   

2. Nutzen Sie den folgenden Link, um das Plugin zu installieren:
   https://mso-plugin.flexopus.com/manifest.xml
   
3. Das Plugin aktualisiert sich automatisch. Die Datei zeigt auf eine Webanwendung, die von Flexopus bereitgestellt wird.

Flexopus Outlook-Add-In-Kompatibilität

Sie können das Outlook-Add-In von Flexopus in der Microsoft Outlook App und Online nutzen. Die folgenden Versionen wurden von Flexopus getestet: 

• Windows: Microsoft Outlook 2016
• Windows: Microsoft Outlook 2019
• Windows: Microsoft Outlook 2021
• Mac: Microsoft Outlook for Mac (16.69.1)
• Web: Microsoft Outlook Web (https://outlook.live.com/)

Die Kompatibilität von anderen Versionen ist nicht ausgeschlossen.

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