Microsoft Exchange Online (Buchungen von Besprechungsräumen synchronisieren)

In diesem Artikel erklären wir den Funktionsumfang der Schnittstelle, sowie eine Anleitung, wie Sie die Verknüpfung einrichten können.

Dies ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion von FLEXOPUS.

Die Flexopus „Microsoft Graph Integration“ ist eine bequeme Möglichkeit, um Ihren Ressourcenkalender von Microsoft O365 und die Flexopus Besprechungsräume mithilfe der Microsoft Graph API zu synchronisieren. Anschließend können Sie Ihre Microsoft O365-Ressourcen-Termine in Flexopus sehen. Außerdem werden nach der Verknüpfung die Buchungen in Ihrem Microsoft O365-Kalender angezeigt, wenn Sie eine Buchung mit einem verknüpften Objekt erstellt haben.

Wie werden die Buchungen "bidirektional" synchronisiert?

Flexopus ist ein Tool für das Buchen von Ressourcen. Die Buchungen von Besprechungsräume können synchronisiert werden. Folgende Attribute eines Events können jedoch nicht von Flexopus verwaltet werden: Name des Events, eingeladene Personen und die Beschreibung des Events. Dementsprechend bleibt die Verwaltung von Events bei Microsoft. Flexopus setzt den Fokus auf die Buchung von Besprechungsräumen.

Wenn Sie die Schnittstelle konfiguriert haben, haben die Benutzer folgende Buchungsmöglichkeiten:

Richtung: Microsoft → Flexopus

• Neue Buchung in Outlook
  In Outlook kann der Benutzer wie gewohnt eine neue Buchung erstellen. Durch die konfigurierte Microsoft Graph API Schnittstelle wird diese Buchung auch in Flexopus angezeigt. Die Buchungen erscheinen auch auf dem Live-Plan. In Flexopus können andere Benutzer sehen, wer und wann einen Besprechungsraum gebucht hat. Es werden alle Arten von Terminen unterstützt. (einzelne Termine, wiederkehrende Termine)
• Buchung bei Outlook bearbeiten
  Die Änderungen in Outlook werden ebenfalls durch die Graph API Schnittstelle synchronisiert. Übliche Änderungen werden übernommen: Termin verschieben, anderen Besprechungsraum auswählen oder mehrere Besprechungsräume einladen.
• Buchungen absagen
  Im Falle einer Absage, kann entweder der komplette Termin abgesagt werden, oder nur der Besprechungsraum ausgeladen werden. Beide Fälle werden unterstützt und synchronisiert.

Richtung: Flexopus → Microsoft

• Neue Buchung in Flexopus
  Neue Buchungen können wie gewohnt durch den Buchungsprozess für Besprechungsräume in Flexopus vorgenommen werden. Die Verfügbarkeiten von Räumen wurde in diesem Fall bereits im Vorfeld mit Microsoft Exchange synchronisiert, somit zeigt Flexopus die tatsächlich verfügbaren Objekte an. Im letzten Schritt sendet Flexopus eine API-Anfrage an Microsoft Exchange, um den Besprechungsraum buchen zu können. Da beide Datenbanken (Flexopus und Microsoft Exchange) synchron sind, wird diese Anfrage angenommen. Nach einer erfolgreichen Buchung erscheint die Buchung im Kalender des jeweiligen Benutzers. Der Kalendereintrag wird von Microsoft erstellt. Der Benutzer kann die Buchung im Outlook-Kalendar wie gewohnt bearbeiten.
  Da Flexopus die üblichen Attribute (Terminname, Teilnehmer, Beschreibung und Videocall) von einem Event noch nicht verwaltet, empfehlen wir diese Buchungsmöglichkeit überwiegend für spontane Ad-Hoc-Buchungen, falls ein Nutzer kurzfristig einen Besprechungsraum benötigt.    
• Buchung bei Flexopus bearbeiten oder löschen
  Die Buchungen werden in Flexopus aufgelistet, aber die Bearbeitung dieser Buchungen erfolgt nicht mehr durch Flexopus. Die Verwaltung von Besprechungen findet in Outlook statt.
  Eine Absage kann durch Outlook als auch via Flexopus vorgenommen werden.
  In der Buchungsübersicht werden alle extern verwalteten Buchungen mit einem Logo gekennzeichnet und die Aktionen werden deaktiviert:

Externe Buchung in der Buchungsliste im Adminbereich

 

Externe Buchung in der Buchungsliste des Nutzers

 

Sie können in Flexopus nur Buchungen für die verbundenen Ressourcenkalender erstellen. Wenn Sie Veranstaltungstermine bearbeiten möchten, müssen Sie dies über Ihre Kalenderanwendung (Outlook, Teams ,...) machen. Auch die "Check-in"-Funktion wird für diese Buchungen deaktiviert!

Microsoft Outlook Terminseite mit dem verknüpften Flexopus-Objekt

 

• Ad-Hoc-Buchung von Besprechungsräumen
• Auswertung der Belegung von Besprechungsräumen
• Digital Signage Display für Besprechungsräume 
• Raumsuche mit Büroplänen in Outlook als Add-In 
• Catering Service - zukünftig

Was sind Ressourcenpostfächer und wie werden sie konfiguriert?

Hier finden Sie die Microsoft-Dokumentation zur Einrichtung von Ressourcenpostfächern: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-resource-mailboxes

Wie kann ich die Schnittstelle aktivieren?

Um die Integration zu aktivieren, navigieren Sie in Flexopus zum Adminbereich. Öffnen Sie dort die „Einstellungen“ und navigieren Sie zu „Single Sign On / Integrations“. Diese Funktion wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie diese hinzugebucht haben. Wenn Sie die Einstellung nicht sehen, kontaktieren Sie uns: support@flexopus.com.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Administrator Ihrer Microsoft-Organisation sind, bevor Sie den Button „Verbinden und autorisieren“ anklicken.

Durch diese Autorisierung erhält Flexopus die benötigten Berechtigungen, um Daten über die Microsoft Exchange Schnittstelle lesen zu können. Die abgefragte Berechtigungen sehen Sie unten:

Wichtig Administratoren können die Anwendungszugriffsrichtlinie so konfigurieren, dass der Anwendungszugriff auf bestimmte Postfächer und nicht auf alle Postfächer in der Organisation beschränkt wird, selbst wenn der Anwendung die Anwendungsberechtigungen Calendars.Read oder Calendars.ReadWrite gewährt wurden.

Nachdem Sie die erforderlichen Berechtigungen akzeptiert haben, wird der Status der Integration angezeigt:

Hier sehen Sie jederzeit den aktuellen Status der Integration:

• „Verbundene Objekte in Flexopus“: Die Anzahl der Objekte mit einer externen Ressourcen-E-Mail-Adresse.
• „Letzte Aktualisierung der Buchungen“: Datum und Zeit der letzten Buchungsaktualisierung, die Sie von der Integration erhalten haben.
• „Nicht gefunden oder noch nicht synchronisiert“: Die Zahl und Auflistung der Buchungen, bei denen die Ressourcen-E-Mail-Adresse noch nicht validiert wurde, oder die Validierung fehlgeschlagen ist.

Um eine Liste der verfügbaren Ressourcen-Postfächer zu erhalten, öffnen Sie das Administrations-Panel: https://admin.exchange.microsoft.com/

Exchange-Verwaltungsseite

Wie kann ich die Besprechungsräume verknüpfen?

Um ein buchbares Objekt mit einem Ressourcenkalender zu verbinden, gehen Sie zum Flexopus-Standort-Editor. Wählen Sie ein Objekt aus, z.B. einen Besprechungsraum, und fügen Sie die E-Mail-Adresse zur "Ressourcen-E-Mail-Adresse" hinzu und speichern Sie diese.

Objektbearbeitung

Nach dem Speichern wird Flexopus versuchen, die Buchung mit dem Ressourcenkalender zu verbinden. Warten Sie ca. 20 Sekunden und aktualisieren Sie dann die Seite. Wenn die E-Mail-Adresse gültig ist, sollte ein verifiziertes Häkchen direkt unter der E-Mail-Adresse sichtbar sein.

Hinweis: Die „Objekt-E-Mail-Adresse“ wird gelöscht und für verbundene Buchungen deaktiviert.

Nach dem Verbinden des Objekts können Sie die Änderungen in der Übersicht der Integration sehen:

Microsoft-Graph-Integration-Übersicht mit aktiven Verbindungen

Nachdem die Verbindung hergestellt ist, können Sie:

• „Buchungen synchronisieren“: Starten Sie einen manuellen Synchronisation im Hintergrund für jedes verbundene Objekt, um manuell nach Buchungsaktualisierungen zu suchen. Die Synchronisierung läuft in der Regel automatisch ab. Sie können trotzdem auch eine Synchronisierung manuell starten.
• „Verbindung trennen“: Flexopus erhält keine Updates mehr von Microsoft. Alle extern verwalteten Buchungen werden aus Flexopus gelöscht.

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