Google Workspace (Kalenderressourcen synchronisieren)

Synchronisieren Sie Buchungen von Kalenderressourcen, wie z. B. Besprechungsräumen über die Google Calendar API mit Objekten in Flexopus.

Die Integration von Flexopus mit Google Workspace ist eine bequeme Möglichkeit, um Ihre Kalenderressourcen von Google Workspace und Objekte wie die Flexopus Besprechungsräume mithilfe der Google Calendar API zu synchronisieren. Anschließend können Sie Ihre Google Workspace Kalenderressourcen-Termine in Flexopus sehen. Außerdem werden nach der Verknüpfung die Buchungen in Ihrem Google-Kalender angezeigt, wenn Sie eine Buchung mit einem verknüpften Objekt erstellt haben.

Wie werden die Buchungen "bidirektional" synchronisiert?

Flexopus ist ein Tool für das Buchen von Ressourcen. Die Buchungen von beispielsweise Besprechungsräumen können synchronisiert werden. Folgende Attribute eines Termins können jedoch nicht von Flexopus verwaltet werden: Name des Termins, eingeladene Personen und die Beschreibung des Termins. Dementsprechend bleibt die Verwaltung von Terminen bei Google. Flexopus setzt den Fokus auf die Buchung von Besprechungsräumen.

Wenn Sie die Schnittstelle konfiguriert haben, haben die Benutzer folgende Buchungsmöglichkeiten:

Richtung: Google → Flexopus

• Neue Buchung in Google Kalendar
  In Google Kalender kann der Benutzer wie gewohnt eine neue Buchung erstellen. Durch die konfigurierte Google Schnittstelle wird diese Buchung auch in Flexopus angezeigt. Die Buchungen erscheinen auch auf dem Live-Plan. In Flexopus können andere Benutzer sehen, wer und wann einen Besprechungsraum gebucht hat. Es werden alle Arten von Terminen unterstützt (einzelne Termine, wiederkehrende Termine).
• Buchung in Google Kalender bearbeiten
  Änderungen im Google Kalendar werden ebenfalls durch die Schnittstelle synchronisiert. Übliche Änderungen werden übernommen: Termin verschieben, anderen Besprechungsraum auswählen oder mehrere Besprechungsräume einladen.
• Buchungen absagen
  Im Falle einer Absage, kann entweder der komplette Termin abgesagt werden, oder nur der Besprechungsraum ausgeladen werden. Beide Fälle werden unterstützt und synchronisiert.

Richtung: Flexopus → Google

• Neue Buchung in Flexopus
  Neue Buchungen können wie gewohnt durch den Buchungsprozess in Flexopus vorgenommen werden. Die Verfügbarkeiten der Kalenderressourcen wurde bereits im Vorfeld mit Google Calendar synchronisiert, somit zeigt Flexopus die tatsächlich verfügbaren Objekte an. Im letzten Schritt sendet Flexopus eine API-Anfrage an Google, um die Kalenderressource zu buchen. Da beide Datenbanken (Flexopus und Google Calendar) synchron sind, wird diese Anfrage angenommen. Nach einer erfolgreichen Buchung erscheint die Buchung im Kalender des jeweiligen Benutzers. Der Kalendereintrag wird von Google erstellt. Der Benutzer kann die Buchung im Google Kalendar wie gewohnt bearbeiten.
  Da Flexopus die üblichen Attribute (Terminname, Teilnehmer, Beschreibung und Videocall) von einem Termin noch nicht verwaltet, empfehlen wir diese Buchungsmöglichkeit überwiegend für spontane Ad-Hoc-Buchungen, falls ein Nutzer kurzfristig einen Besprechungsraum benötigt.    
• Buchung bei Flexopus bearbeiten oder löschen
  Die Buchungen werden in Flexopus aufgelistet, aber die Bearbeitung dieser Buchungen erfolgt nicht mehr durch Flexopus. Die Verwaltung von Besprechungen findet im Google Kalender statt.
  Eine Absage kann durch Google Kalender als auch via Flexopus vorgenommen werden.
  In der Buchungsübersicht werden alle extern verwalteten Buchungen mit einem Google Kalender Logo gekennzeichnet:

Externe Buchung in der Buchungsliste im Adminbereich

 

Externe Buchung in der Buchungsliste des Nutzers

Sie können in Flexopus nur Buchungen für die verbundenen Ressourcenkalender erstellen. Wenn Sie Veranstaltungstermine bearbeiten möchten, müssen Sie dies über Ihre Kalenderanwendung machen. Auch die "Check-in"-Funktion wird für diese Buchungen deaktiviert!

Google Kalender Terminseite mit dem verknüpften Flexopus-Objekt

• Ad-Hoc-Buchung von Besprechungsräumen (Kalenderressourcen)
• Auswertung der Belegung von Besprechungsräumen (Kalenderressourcen)
• Digital Signage Display für Besprechungsräume (Kalenderressourcen) 
• Hinzubuchbare Dienstleistungen und Catering Service - zukünftig

Was sind Google-Kalenderressourcen und wie werden sie konfiguriert?

Die Dokumentation von Google zu Kalenderressourcen finden Sie hier. Um eine Liste der verfügbaren Ressourcen-Postfächer zu erhalten, öffnen Sie das Administrations-Panel oder folgen Sie dieser URL.

 

Wie kann ich die Schnittstelle aktivieren?

Um die Integration zu aktivieren, gehen Sie in Flexopus zum Administrationsbereich. Klicken Sie auf „Einstellungen“ und wählen Sie dann „Integrationen“ aus. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur angezeigt wird, wenn Sie das Modul zusätzlich gebucht haben. Falls Sie die Option nicht sehen, kontaktieren Sie uns bitte unter support@flexopus.com.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein Administrator Ihrer Google-Organisation sind, bevor Sie den Button „Verbinden“ anklicken.

Durch diese Autorisierung erhält Flexopus die benötigten Berechtigungen, um Daten über die Google Calendar Schnittstelle lesen zu können. Die abgefragte Berechtigungen sehen Sie unten:

Sobald Sie die erforderlichen Berechtigungen akzeptiert haben, wird der Status der Integration angezeigt:

Hier sehen Sie jederzeit den aktuellen Status der Integration:

• Verbundene Organisation: Domain der verbundenen Organisation.
• Verbundene Objekte in Flexopus: Die Anzahl der Objekte mit einer externen Ressourcen-E-Mail-Adresse.
• Letzte Aktualisierung der Buchungen: Datum und Zeit der letzten Buchungsaktualisierung, die Sie von der Integration erhalten haben.
• Nicht in Google Kalender gefunden oder noch nicht synchronisiert: Die Zahl und Auflistung der Buchungen, bei denen die Ressourcen-E-Mail-Adresse noch nicht validiert wurde, oder die Validierung fehlgeschlagen ist.

Optional können Sie erlauben, ob Eigentümer einer Buchung und Administratoren Buchungen von Objekten, die mit Google Kalender verbunden sind, ablehnen dürfen. Die Löschung einer Buchung in Flexopus wird lediglich die Buchung im Ressourcenkalender ablehnen und den Termin des Veranstalters nicht verändern. Die Buchung wird aus Flexopus gelöscht.

Wie kann ich Kalenderressourcen mit Flexopus verknüpfen?

Um ein buchbares Objekt mit einem Ressourcenkalender zu verbinden, navigieren Sie zum Flexopus-Standort-Editor. Wählen Sie ein Objekt aus, z. B. einen Besprechungsraum, und fügen Sie im Reiter "Erweiterungen" die "Ressourcen-E-Mail-Adresse" aus Google Workspace unter Google Kalender hinzu und speichern Sie diese.

Nach dem Speichern wird Flexopus versuchen, die Buchung mit dem Ressourcenkalender zu verbinden. Warten Sie ca. 20 Sekunden und aktualisieren Sie dann die Seite. Wenn die E-Mail-Adresse gültig ist, sollte ein verifiziertes Häkchen direkt unter der E-Mail-Adresse sichtbar sein.

Nach dem Verbinden des Objekts können Sie die Änderungen in der Übersicht bei den Integrationseinstellungen sehen:

Nachdem die Verbindung hergestellt ist, können Sie:

• Verknüpfte Objekte anschauen: Sie können alle verknüpfe Objekte auflisten und einsehen.
• Buchungen synchronisieren: Starten Sie einen manuellen Synchronisation im Hintergrund für jedes verbundene Objekt, um manuell nach Buchungsaktualisierungen zu suchen. Die Synchronisierung läuft in der Regel automatisch ab. Sie können trotzdem auch eine Synchronisierung manuell starten.
• Verbindung trennen: Flexopus erhält keine Updates mehr von Google. Alle extern verwalteten Buchungen werden aus Flexopus gelöscht.

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