Do you have email templates for communication?

With the email templates, we support you in communicating with your employees during the implementation of Flexopus.

Attention: The following emails are to be considered as templates and should be customized before sending.
Currently we offer the following email templates. If you are still missing a template, please send us a message to support@flexopus.com.

Desk Sharing Announcement Email Template (DE, EN)
Onboarding Email Template (DE, EN)

1.1) Vorankündigung: Umstellung auf Desksharing (DE)

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

zukünftig werden wir mit dem Buchungssystem Flexopus die Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze organisieren. Damit setzen wir zukünftig auf das Prinzip Desksharing, was flexibles Arbeiten noch einfacher macht.

Was ist Desksharing?

Deskharing ist ein Konzept, das feste Strukturen löst: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann von jedem verfügbaren Arbeitsplatz aus arbeiten – es gibt im Büro (bis auf wenige Ausnahmen) keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze mehr. In Zeiten von wechselnden Arbeitsorten (Büro vs. mobiles Arbeiten) ermöglicht das Prinzip im Büro eine flexible und effiziente Nutzung unserer Ressourcen.

Was ist Flexopus?

Flexopus ist ein Buchungssystem für Desksharing. Mithilfe der Mobile- oder Desktop-App kann jeder Mitarbeiter und jeder Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks einen freien Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum buchen. Gleiches gilt für Besprechungsräume und Parkplätze.

Wie geht es weiter?

Ab dem DD.MM.YYYY werden alle Arbeitsplätze via Flexopus gebucht. Vorab erhalten Sie eine E-Mail mit allen Informationen für Ihren Zugang und Ihren Login inkl. einer Kurzanleitung. Und keine Sorge: Flexopus ist sehr einfach in der Bedienung und weitestgehend selbsterklärend. Sie haben vorab Fragen? Frau/Herr XY beantwortet alle Fragen zur Einführung von Flexopus.

Freundliche Grüße
Ansprechpartner

1.2) Desk sharing announcement (EN)

Dear employees:

In the future we will use the Flexopus booking system to organize work stations, meeting rooms and parking spaces. This means that in future we will be relying on the desk sharing principle, which will make flexible working even easier.

What is Desk Sharing?

Desk sharing is a concept that breaks down fixed structures: every employee can work from any work station - there are no longer any permanently assigned work stations in the office (with a few exceptions). In times of changing work locations (office vs. mobile working), the principle in the office enables flexible and efficient use of our resources.

What is Flexopus?

Flexopus is a booking system for desk sharing. With the help of the mobile or desktop app, any employee can book a free work station for a specific duration with just a few clicks. The same applies to meeting rooms and parking spaces.

What's next?

As of YYYY-MM-DD all work stations must be booked via Flexopus. In advance you will receive an email with all information for your access and your login incl. a starting guide. And don't worry: Flexopus is very easy to use and mostly self-explanatory. Do you have any questions in advance? Ms./Mr. XY will answer all questions regarding the introduction of Flexopus.

Kind regards
Contact person

2.1) Onboarding Desksharing mit Flexopus (DE)

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wie bereits angekündigt stellen wir in unseren Büroräumlichkeiten auf ein flexibles Arbeitsplatzmodell um. Damit das Desk-Sharing reibungslos läuft, nutzen wir in Zukunft die Anwendung Flexopus zur Buchung von Arbeitsplätzen.

Mit Flexopus können Sie sich vorab einen freien Arbeitsplatz (ggfs. Meeting-Räume und Parkplätze) buchen und zudem nach Kolleg*innen suchen.

Die verpflichtende Nutzung von Flexopus startet am: XX.XX.XXXX

ZUGANG & ERSTER LOGIN

Sie erreichen Flexopus unter folgendem Link: https://{unternehmen}.flexopus.com
Eine Buchung ist sowohl über Smartphones, Tablets als auch mit Laptops oder Computer möglich. Sie benötigen lediglich ein Endgerät mit Browser und Internetzugang.
OPTION A "LOKALE BENUTZERACCOUNTS"
Vor der erstmaligen Anmeldung bei Flexopus müssen Sie ihr persönliches Passwort setzen. Rufen Sie hierzu den oben genannten Link auf und klicken Sie anschließend auf „Forgot Password?“. Geben Sie nun Ihre im System hinterlegte persönliche E-Mailadresse ein. Sie erhalten anschließend eine E-Mail zum Zurücksetzen Ihres Passworts. Bitte prüfen Sie ggfs. auch den Spam-Ordner. Klicken Sie auf den Link in der Mail und setzen Sie Ihr persönliches Passwort. Anschließend können Sie sich mit Ihrer E-Mail sowie dem neuen Passwort einloggen.
OPTION B "MICROSOFT SSO"
Klicken Sie auf den Microsoft-Login-Button und loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account ein (@{unternehmen}-E-Mail-Adresse).
OPTION C "GOOGLE SSO"
Klicken Sie auf den Google-Login-Button und loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account ein (@{unternehmen}-E-Mail-Adresse).
OPTION D "INDIVIDUELLES SSO"
Klicken Sie auf den Login-Button und loggen Sie sich mit Ihrem {Anbieter}-Account ein.

Weitere Informationen finden Sie auch im Flexopus Hilfezentrum unter:
https://help.flexopus.com/de/erste-schritte-fuer-nutzer

Freundliche Grüße
Ansprechpartner

2.2) Onboarding Desksharing with Flexopus (EN)

Dear employees:

As already announced, we are switching to a flexible workstation model in our offices. To ensure that desk sharing runs smoothly, we will be using the Flexopus application to book workstations in the future.

With Flexopus you can book available workstations and parking spaces in advance.

The mandatory use of Flexopus starts: YYYY-MM-DD

ACCESS & FIRST LOGIN

You can reach Flexopus under the following link: https://{company}.flexopus.com
A booking is possible via smartphones, tablets as well as laptops or computers. All you need is a device with a browser and Internet access.
Prior to your first login, you will need to reset your password. Access the previously named link and click on “Forgot Password?”. Now enter your email address which is used in Flexopus. You will receive an email to reset your password. Please also check your spam folder. Click the link in the email and set a new personal password. Afterward, you will be able to log in with your email address and your new password.
OPTION B "MICROSOFT SSO"
Click on the Microsoft login button and log in with your Microsoft account (@{company}-Mail-Address).
OPTION C "GOOGLE SSO"
Click on the Google login button and log in with your Google account (@{company}-Mail-Address).
OPTION D "CUSTOM SSO"
Click on the login button and log in with your {provider} account.

You can also find more information in the Flexopus Help Center at:
https://help.flexopus.com/en/first-steps-for-users

Kind regards
Contact person

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