Wie erhält man Einblicke und analysiert die Daten?

Erfahren Sie mehr über die Flexopus-Statistiken zur Analyse Ihrer Büronutzung.

Sie können die Statistiken als Administrator in der Dashboard-Anwendung öffnen. Wenn Sie keinen Zugriff auf den Menüpunkt haben oder einige Grundrisse nicht sehen können, wenden Sie sich an Ihren Flexopus-Administrator. Nicht alle Administrator-Benutzer können die Analyse-Registerkarte sehen.

Das System bietet 3 Haupttypen von Analysen

• Grundriss & Gebäude Statistik
  Analyse> Gebäudeanalyse > Grundriss-Statistik
  Berechnet auf Büro- oder Grundrissebene.
  Die Daten beruhen auf anonymisierten Buchungsdaten. Um diese Statistiken zu berechnen, benötigt das System keine persönlichen Daten.
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• Objekt-Heatmap & Leistung
  Analyse > Gebäudeanalyse > Heatmap & Performance
  Berechnet auf Objektebene in einem ausgewählten Grundriss.
  Die Daten beruhen auf anonymisierten Buchungsdaten. Um diese Statistiken zu berechnen, benötigt das System keine persönlichen Daten.
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• (Optional) Nutzeranalysen 
  Navigation: Analyse > Nutzeranalysen
  Berechnet auf der Ebene der Benutzer
  Die Daten basieren auf der Reservierung des Benutzers. Die Verbindung zwischen dem Benutzer und den Reservierungen ist erforderlich. Um diese Statistik zu verwenden, müssen Sie den Anonymisierungsparameter in den Datenschutzeinstellungen auf mindestens 90 Tage einstellen.
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Grundriss & Gebäude Statistik

Navigieren Sie zu Analyse> Gebäudeanalyse > Grundriss-Statistik, um die Statistiken für ein Büro zu berechnen.
Sie können auswählen:

• Alle Gebäude und alle Grundrisse
• Ein bestimmtes Gebäude mit allen Grundrissen
• Ein bestimmtes Gebäude mit einem bestimmten Grundriss

Um die Statistiken zu berechnen, müssen Sie auch einen Zeitrahmen auswählen. Bitte beachten Sie, dass die angezeigten Zeitoptionen wie die Monate, Quartale, letzten 30 Tage und letzten 90 Tage vorberechnete Statistiken sind. Die benutzerdefinierte Zeitauswahl kann maximal 90 Tage betragen. Die benutzerdefinierte Zeitrahmenauswahl wird immer in Echtzeit berechnet, die Berechnung der benutzerdefinierten Zeitrahmen dauert länger als die vorberechneten Statistiken. Die Vorberechnung läuft jede Nacht auf der Grundlage der neuesten Daten, einschließlich der Reservierung von gestern.

Statistiktypen für Grundrisse und Gebäude

• Zeitkarte
  Anzahl der Reservierungen während der Woche mit einer Genauigkeit von 60 Minuten, um zu sehen, wann die meisten Kollegen im Büro arbeiten. Normale Flex-Reservierungen werden als 1 gezählt. Die fest zugewiesenen Objekte werden als 1 gezählt. Die gesperrten Objekte werden als 0 gezählt.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen einschränken.
• Anzahl der gebuchten Objekte
  Anzahl der gebuchten Objekte über die Zeit auf Tagesbasis. Wenn ein Objekt gebucht ist, egal wie lange, wird es als ein Objekt für den Tag gezählt. Sie können wählen, ob Sie nur die flexiblen Objekte oder alle Objekte sehen möchten. Wenn Sie alle auswählen, werden die dauerhaft reservierten Objekte als 1 gezählt, die flexiblen Objekte als 1 und die gesperrten oder freien Objekte als 0.
  Die Anzahl aller verfügbaren und aller Flex-Objekte kann je nach Ihrer Büroplanung von Tag zu Tag variieren. Um die gebuchten Objekte zu vergleichen, werden die Limits in der Statistik angezeigt. Die Limits sind historische Informationen. Das System hat sie jeden Tag gespeichert.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen einschränken.
• Auslastung in Stunden
  Anzahl aller Reservierungsstunden auf Tagesbasis. Gezählt werden normale Flex-Reservierungen und die fest zugewiesenen Objekte. Die gesperrten Objekte werden nicht mitgezählt.
  Diese Kennzahl ist relevant, um die Verteilung der Arbeitsstunden über die Zeit zu sehen. Das Verhalten der Kollegen lässt sich in der zusammenfassenden Ansicht leichter analysieren (Rückgang der Arbeitsstunden am Wochenende, an Feiertagen), ein deutlicher Rückgang kann auch eine Anomalie sein, die in kurzer Zeit erkannt werden kann.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen einschränken.
• Buchungen (pro Tag durchschnittlich)
  Summe der gebuchten Objekte im ausgewählten Zeitrahmen pro Wochentag. Es handelt sich um eine Durchschnittsberechnung.  Beispiel: Der ausgewählte Zeitraum ist Q4/2022 (01.10.2022 - 31.12.2022). Die Zahl für Montag ist: Anzahl der gebuchten Objekte an jedem einzelnen Montag geteilt durch die Anzahl der Montage in Q4/2022.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen auswerten.
• Kapazität der Besprechungsräume (aktuell)
  Verteilung der Besprechungsräume auf der Grundlage ihrer konfigurierten Größe. Siehe das Feld Besprechungsraumkapazität für jeden Besprechungsraum.
• Auslastung in %
  Die prozentuale Auslastung eines Tages wird unter folgenden Annahmen berechnet: Wenn ein Flex-Objekt an einem Tag mindestens einmal gebucht wird, dann gilt es für den Tag als belegt, so dass die Auslastung des Objekts an diesem Tag 100% beträgt. Ein festes Objekt ist immer 100, ein gesperrtes Objekt ist immer 0% für den Tag.
  Die prozentuale Auslastung "Alle Objekte" für einen Grundriss wird berechnet, indem alle Prozentsätze addiert und durch die Anzahl aller Objekte (gesperrt + flexibel + fest) auf dem Grundriss dividiert werden.
  Der prozentuale KPI "Flex-Objekte" für einen Grundriss wird berechnet, indem die prozentualen Anteile der Flex-Objekte summiert und durch die Anzahl der Flex-Objekte auf dem Grundriss geteilt werden.
  Die Anzahl aller verfügbaren und aller Flex-Objekte kann je nach Ihrer Büroplanung von Tag zu Tag variieren. Das System speichert die Zählungen jeden Tag, um eine genaue prozentuale Auslastung zu erhalten.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen auswerten.
• Anzahl der Objekte
  "Alle Objekte" - Summe aller Objekte, die mit den ausgewählten Grundrissen verbunden sind.
  "Flexible Objekte" - Summe der Flex-Objekte, die mit den ausgewählten Grundrissen verbunden sind.
  Fest zugewiesen - Summe der fest zugeordneten Objekte, die den ausgewählten Grundrissen zugeordnet sind.
  Blockierte Objekte - Summe der gesperrten Objekte, die mit den ausgewählten Grundrissen verbunden sind.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen einschränken. 
• (optional) Quote der vermissten Check-Ins pro Woche
  Die Statistik ist nur aktiv, wenn Sie das Modul Einchecken in den globalen Einstellungen von Flexopus aktiviert haben (Einstellungen > Buchungseinstellungen > Einchecken und Auschecken). Sie misst, wie oft die Benutzer vergessen, für die von ihnen erstellte Reservierung einzuchecken. Dieses Diagramm fasst die verpassten Check-Ins auf wöchentlicher Basis zusammen.

Objekt Heatmap & Performance

Navigieren Sie zu Analysen > Gebäudeanalyse > Heatmap & Performance, um die Statistik für einen Grundriss zu berechnen. Im Vergleich zu den Gebäude- und Grundrissstatistiken geht dieser Statistiktyp eine Abstraktionsebene tiefer, um die Objekte auf einem ausgewählten Grundriss zu analysieren.

Wie benutzt man es?

1. Wählen Sie einen bestimmten Grundriss
2. Wählen Sie den Zeitrahmen, den Sie analysieren möchten.
   Verwenden Sie die vorkonfigurierten Zeitrahmen oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Zeitrahmen von bis zu 90 Tagen.
3. Fahren Sie mit der Maus über die Objekte, um die KPIs zu sehen, oder scrollen Sie nach unten, um die Objekte in der Tabelle zu sehen.

Die Heatmap berechnet die folgenden KPIs für jedes Objekt:

• Summe der Stunden
  Fassen Sie die Länge aller Buchungen zusammen, die für das Objekt im vorgewählten Zeitraum erstellt wurden.
• Durchschnitt
  Dividiert die Summe der Stunden durch die Anzahl der Tage, an denen eine Reservierung für das Objekt vorlag.
• Auslastung % (täglich)
  Der prozentuale Auslastungsgrad (täglich) eines Objekts wird unter folgenden Annahmen berechnet: Wenn das Objekt an einem Tag mindestens einmal gebucht ist, dann gilt es als zu 100% belegt. Ein festes Objekt ist immer 100%, ein blockiertes Objekt ist immer 0% für den Tag. Die Heatmap Prozent fasst jeden Arbeitstag prozentual zusammen und teilt ihn durch die Anzahl der Arbeitstage.
  Arbeitstage schließen Samstag und Sonntag nicht ein.
  Empfohlen für die Auslastung von Arbeitsplätzen und Parkplätzen.
  Die Einfärbung der Karte basiert auf diesem Wert. 100% ist eine hohe Auslastung, was bedeutet, dass das Objekt sehr oft gebucht wird. 0% ist eine niedrige Auslastung, was bedeutet, dass das Objekt im ausgewählten Zeitraum nie belegt war.
• Auslastung % (Minuten)
  Die prozentuale Auslastung eines Objekts wird berechnet, indem die minutengenaue Auslastung des Objekts während des Tages in den vordefinierten Analytics-Kernzeiten (Einstellungen > Analytics-Einstellungen > Analytics-Kernzeiten) berechnet wird. Die Heatmap Prozent fasst jeden Werktags-Prozentsatz zusammen und teilt ihn durch die Anzahl der Arbeitstage.
  Arbeitstage schließen Samstag und Sonntag nicht ein.
  Empfohlen für die Nutzung von Besprechungsräumen.
  Beispiel 1:
  Die Kernarbeitszeit von Analytics ist 08:00 - 16:00 Uhr (8 Stunden, 480 Minuten). Wenn eine Reservierung von 08:00 - 12:00 Uhr (4 Stunden, 240 Minuten) vorgenommen wird, beträgt die Auslastung 240 Minuten / 480 Minuten = 0,5, also 50%.
  Beispiel 2:
  Die Kernarbeitszeit der Analytik ist 08:00 - 16:00 Uhr (8 Stunden, 480 Minuten), wenn zwei Reservierungen von 08:00 - 09:00 Uhr (1 Stunde, 60 Minuten) und 15:30 - 16:30 Uhr (60 Minuten, aber nur 30 Minuten liegen in der Kernarbeitszeit der Analytik) vorgenommen werden, dann beträgt die Auslastung 90 Minuten / 480 Minuten = 0,1875, also 18,75 %.
• Anzahl der Buchungen
  Anzahl der Buchungen. Anzahl der Tage mit mindestens einer Reservierung im vorgewählten Zeitrahmen.

(Optional) Nutzeranalyse

Navigieren Sie zu Analysen > Nutzeranalyse, um die personalisierten Statistiken der Benutzer anzuzeigen. Im Vergleich zu den Gebäude- und Grundrissstatistiken werden bei dieser Art von Statistik benutzerbezogene Daten und nicht anonymisierte Daten verwendet. Das System muss wissen, welche Reservierung welchem Benutzer mindestens 90 Tage in der Vergangenheit entspricht.

Um die Berechnung der Statistiken auf Benutzerebene zu aktivieren, müssen Sie sie auf bei Einstellungen > Analyseeinstellungen aktivieren. Die Option ist standardmäßig ausgeschaltet. Wenn Sie sich entscheiden, sie zu aktivieren, müssen Sie mindestens 24 Stunden warten, bis die Statistiken im System erscheinen.

Die Benutzerstatistik berechnet die folgenden KPIs (Schlüsselkennzahlen) für jeden Benutzer.

• Durchschnittliche Bürotage
  Summe der Tage mit mindestens einer Arbeitsplatzreservierung im ausgewählten Zeitraum geteilt durch die Anzahl der Wochen im Zeitraum. 
• Durchschnittliche Home-Office Tage
   Summe der Tage mit mindestens einer Home-Office-Reservierung im ausgewählten Zeitraum geteilt durch die Anzahl der Wochen im Zeitraum. 
• Durchschnittliche Parktage
  Summe der Tage mit mindestens einer Parkplatzreservierung im ausgewählten Zeitraum geteilt durch die Anzahl der Wochen im Zeitraum. 
• Durchschnittliche tägliche Stunden
  Summe der Reservierungsstunden am Arbeitsplatz oder im Homeoffice für jeden Tag der Woche, geteilt durch die Anzahl der Tage im ausgewählten Zeitraum (Beispiel: Anzahl der Montage). 
• Wöchentliche Büro-/Home-Office-Tage
  Summe der Reservierungstage am Arbeitsplatz oder im Home Office für jede Woche im ausgewählten Zeitraum. KW = Kalenderwoche.
• Zeitkarte
  Anzahl der Reservierungen während der Woche mit einer Genauigkeit von 60 Minuten, um zu sehen, wann die meisten Reservierungen vorgenommen wurden. Normale Flex-Reservierungen werden als 1 gezählt, die fest zugewiesenen Objekte werden als eins gezählt.
  Sie können die Statistik auf der Grundlage von Objekttypen einschränken.
• Tägliche Büro- und Home-Office-Zeiten
  Verfolgt die Benutzerreservierungen für jeden Tag im ausgewählten Zeitrahmen.
• Bevorzugte Objekte
  Liste der Objekte, die der Benutzer im ausgewählten Zeitraum gebucht hat. Sortieren Sie die Objekte nach der SUMME, um zu sehen, welches Objekt am meisten belegt wurde oder nach der ANZAHL DER BUCHUNGEN um zu sehen, welches Objekt am häufigsten gebucht wurde.
  Sie können die Liste als XLSX exportieren.
  Sie können die Statistik nach Objekttypen einschränken. 
• (Optional) Wöchentliche Anzahl verpasster Check-Ins
  Die Statistik ist nur aktiv, wenn Sie das Modul Einchecken in den globalen Einstellungen von Flexopus aktiviert haben (Einstellungen > Buchungseinstellungen > Einchecken und Auschecken).
  Sie misst, wie oft der Benutzer vergisst, für die von ihm erstellte Reservierung einzuchecken. Dieses Diagramm fasst die verpassten Check-Ins auf wöchentlicher Basis zusammen.
• (Optional) Quote der verpassten Check-Ins
  Die Statistik ist nur aktiv, wenn Sie das Modul Einchecken in den globalen Einstellungen von Flexopus aktiviert haben (Einstellungen > Buchungseinstellungen > Einchecken und Auschecken).
  Sie misst, wie oft der Benutzer vergisst, für die von ihm erstellte Reservierung einzuchecken, verglichen mit der Reservierung, in die er eingecheckt hat.

Anmerkungen und Hinweise

Bemerkungen für ständige Tischreservierungen

Die Reservierungsdauer der dauerhaft reservierten sogenannten festen Objekte orientiert sich an den konfigurierten Standard-Reservierungszeiten. (Einstellungen > Buchungseinstellungen > Standard Startzeit & Standard Endzeit)
Beispiel: Die Konfiguration ist 08:00 für den Standard-Reservierungsbeginn und 17:00 für das Standard-Reservierungsende, dann zählt das System den festen Schreibtisch wie eine flexible Reservierung von 08:00 - 17:00 mit einer Summe von 9 Stunden.

Anmerkungen zu den Auslastungsquoten (Schreibtische und Parkplätze)

In früheren Versionen von Flexopus (vor v2.22) haben wir den prozentualen Anteil der Heatmap und die prozentuale Auslastung der Schreibtische und Parkplätze auf der Grundlage der Anzahl der Stunden berechnet, die während des Tages in der vordefinierten Standardreservierungszeit gebucht wurden. 

Beispiel:
Die Kernarbeitszeit ist 08:00 - 16:00 Uhr (8 Stunden), wenn eine Reservierung von 08:00 - 12:00 Uhr (4 Stunden) oder 10:00 - 14:00 Uhr (4 Stunden) vorgenommen wird, dann war die Auslastung 50%. Diese Art der Auslastungsberechnung ist mathematisch korrekt. ABER sie lässt die folgenden Annahmen außer Acht:

• Arbeitsverhalten der Mehrheit der Büroangestellten
  Die Menschen gehen entweder den ganzen Tag ins Büro (Beispiel: 08:00 - 17:00 Uhr) oder die erste Hälfte des Tages (08:00 - 13:00 Uhr). Es ist nicht üblich, nur für die Nachmittagsstunden (13:00 - 17:00 Uhr) ins Büro zu gehen. Natürlich gibt es Kollegen, die dies tun, aber auch hier ist es nach unserem derzeitigen Kenntnisstand kein übliches Arbeitsverhalten. Auf diese Weise könnte der KPI für die 50%ige Auslastung zu falschen Annahmen für das Facility Management führen. Man könnte denken, dass man mehr als genug Bürofläche zur Verfügung hat, obwohl nur am Nachmittag eine Bürofläche zur Verfügung steht, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter nicht gerecht wird. Wir müssen strenger sein in der Art und Weise, wie wir die Auslastung der Räume berechnen. Wir gehen also davon aus, dass ein Schreibtisch, der mindestens einmal am Tag belegt ist, zu 100 % ausgelastet ist.
  Das gilt für Arbeitsplätze und Parkplätze.

Anmerkungen zu den Auslastungsquoten (Schreibtische und Parkplätze)

• Nutzung von Sitzungsräumen
  Die Auslastungsberechnung für Besprechungsräume muss streng sein. Wir müssen die prozentuale Auslastung auf Stundenbasis in einem vorgewählten Zeitrahmen berechnen.

Anmerkungen für Kunden mit Büros in verschiedenen Zeitzonen

1. Die Statistiken werden immer in der Zeitzone des Büros angezeigt.
2. Wenn Sie die Option alle Büros wählen, wird die Statistik in der Hauptzeitzone Ihrer Flexopus-Instanz angezeigt.

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