Welche Datenschutzeinstellungen bietet Flexopus?

Mithilfe von Buchungsanonymisierung und Privatsphäre-Einstellungen schützen wir die Daten von Nutzer*innen.

Mit Flexopus können personenbezogene Daten auf verschiedenem Weg anonymisiert und geschützt werden. Informieren Sie sich auch darüber, wo die Flexopus-Daten gehostet werden.

Buchungsanonymisierung

Mit Flexopus bestimmen Sie, ob und nach welchem Zeitraum personenbezogene Daten aus dem System entfernt werden. Für Auslastungsauswertungen bleiben Ihnen dabei jedoch trotzdem Buchungsdetails wie Start- und Endzeit einer Buchung erhalten. Diese können aber nicht mehr auf eine*n bestimmte*n Nutzer*in zurückgeführt werden. So behalten Sie den Überblick über die Auslastung der verfügbaren Ressourcen, um Ihr Sharingkonzept zu optimieren und schützen gleichzeitig sensible Daten Ihrer Mitarbeiter*innen. Die Anonymisierung der Nutzerdaten ist natürlich irreversibel. Gemäß DSGVO empfehlen wir eine Löschung der Daten nach 14 Tagen, dies kann aber individuell eingestellt werden.

HINWEIS: Flexopus sammelt auch Logdaten über Benutzeraktivitäten wie Reservierungen, Bearbeitungs- und Löschvorgänge oder fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Die Logdaten bezüglich der Reservierung werden durch diese Einstellung ebenfalls anonymisiert, sodass die Reservierungen auf diese Weise nicht nachverfolgt werden können.

Privatsphäre für Nutzer*innen

Mit Flexopus können personenbezogene Daten komplett verborgen werden. So können Nutzer*innen keine Informationen übereinander einsehen. Die Profile werden versteckt, die Buchungen zeigen keinen Namen und Nutzer*innen können nicht über die Suchfunktion gefunden werden. Je nach Wunsch Ihres Unternehmens können folgende Möglichkeiten für die Privatsphäreneinstellungen Ihrer Mitarbeiter*innen angewandt und bei Bedarf auch wieder geändert werden (Sie finden diese Einstellungsmöglichkeiten im Adminbereich unter "Einstellungen" > "Datenschutz-Einstellungen" > "Datenschutz und Anonymisierung"):

Personenbezogene Daten bei allen anzeigen (Empfohlen)
Wenn Sie diese Option wählen, können alle Nutzer über die Suche gefunden werden. Im Live-Plan werden die Nutzer außerdem mit ihrem Klarnamen aufgeführt. Diese Einstellung wird von uns empfohlen, da dies den Nutzern ermöglicht, Kollegen, aber auch beispielsweise bei Bedarf Ersthelfer oder IT-Supporter, ausfindig zu machen.
Personenbezogene Daten bei allen verstecken
Wird diese Option gewählt, können Nutzer nicht über die Suche gefunden werden. Buchungen werden den Nutzern weiterhin angezeigt, jedoch sind diese anonymisiert. Anstelle des Klarnamen wird anderen Nutzern "Anonymous" angezeigt. Eigene Buchungen werden weiterhin mit Klarnamen aufgeführt. In der Buchungsliste im Adminbereich gibt es keine Einschränkungen nach Auswahl dieser Option.
Nutzer entscheiden lassen (Voreinstellung: Anzeigen)
Die Wahl dieser Option ermöglicht den Nutzern selbst über ihre personenbezogenen Daten zu entscheiden. Hierfür wählt dieser einfach in seinem Profil, bei den Einstellungen unter "Profil verstecken" die für ihn passende Option aus. Ändert der Nutzer diese Entscheidung nicht, werden seine/ihre personenbezogenen Daten allen angezeigt.
Nutzer entscheiden lassen (Voreinstellung: Verstecken)
Wie auch bei Option 3 können die Nutzer jeweils selbst über ihre personenbezogenen Daten entscheiden. Ändern die Nutzer diese Einstellung nicht, werden seine/ihre personenbezogenen Daten versteckt.

Die folgenden Einstellungsmöglichkeiten sind im Adminbereich unter "Einstellungen" > "Datenschutz-Einstellungen" zu finden. Scrollen Sie dann zum jeweiligen Abschnitt, erkennbar an den fett gedruckten Überschriften:

Zugriff auf mobile Anwendungen

Bestimmen Sie, ob die Zugriffsberechtigung für Nutzer über mobile Anwendungen aktiviert oder deaktiviert ist. Bei Deaktivierung dieser Option erhalten Nutzer eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, sich über mobile Anwendungen bei Flexopus anzumelden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nicht beeinflusst, ob Benutzer die Progressive Web-App (PWA) installieren oder Flexopus über ihre mobilen Browser nutzen können.

Sitzung beim Beenden schließen

Verwenden Sie diese Funktion, um die Sitzung automatisch zu beenden, sobald der Browser geschlossen wird.

Sitzungsgültigkeit

Die maximale Dauer einer Sitzung beträgt 1 Woche (24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, insgesamt 168 Stunden). Beachten Sie, dass die Sitzungszeiten nach jeder Anfrage verlängert werden können. Diese Begrenzung dient der Informationssicherheit.

Archivierte Nutzer*innen

Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt die automatische Anonymisierung und dauerhafte Löschung archivierter Nutzer, sofern sie nicht innerhalb einer festgelegten Anzahl von Tagen wieder aktiviert werden. Wir empfehlen zwischen 7 und 14 Tagen eine endgültige Löschung der archivierten Nutzer*innen.

HINWEIS: Durch Aktivieren dieser Funktion werden automatisch alle archivierten Nutzer entfernt. Dies betrifft auch Nutzer, die von externen Diensten automatisch deaktiviert wurden, wie z. B. SCIM. Das Festlegen einer angemessenen Karenzzeit, die die Anzahl der Tage vor der endgültigen Löschung angibt, bietet eine Schutzfrist, um versehentliche Löschungen zu vermeiden.

Datenschutzerklärung

Sie können in den globalen Einstellungen entweder unsere Datenschutzerklärung nutzen (Nutzung auf eigene Verantwortung, wir dürfen keine Rechtsberatung machen), welche automatisch generiert wird oder Ihr eigenes Dokument hochladen. Sie können zudem entscheiden, ob Sie von jedem Nutzer eine Einwilligungsbestätigung einfordern und diese dokumentieren wollen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu Ihrer rechtlichen Grundlage anzugeben und anzugeben, ob Ihre verarbeiteten Daten an Länder außerhalb der EU übertragen werden.

Datenschutzbeauftragte*r

Im Administrationsbereich haben Sie die Option, die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Datenschutzbeauftragten zu hinterlegen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Informationen eines Unternehmens einzutragen, das sich um Ihre Datenschutzanforderungen kümmert.

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